Rimborso per voli in ritardo: calcolatore e lettera di reclamo

Tutto ciò che usa il calcolatore, spiegato per esteso: gli importi, le regole, le scuse che valgono e quelle che non valgono, dove reclamare con ogni compagnia e chi vi aiuta in ogni paese se la compagnia dice di no.

• Quanto
• Quando vi spetta
• Scuse
• Come reclamare
• Compagnie
• Se la compagnia dice no
• Termini
• Svizzera
• Regno Unito
• Nuove regole 2027

Quanto spetta per un volo in ritardo o cancellato?

Secondo le regole UE, il regolamento 261/2004, la compagnia paga a ogni passeggero un importo fisso, la compensazione pecuniaria, quando arrivate alla destinazione finale con 3 ore di ritardo o più, quando cancella il volo con poco preavviso o quando vi nega l’imbarco contro la vostra volontà. L’importo dipende solo dalla distanza in linea d’aria tra il primo e l’ultimo aeroporto. Il prezzo del biglietto non conta, e vale anche un biglietto pagato con le miglia.

Chi ha un biglietto pagato riceve l’intero importo, anche i bambini. Non i neonati che viaggiano gratis in braccio. Su un volo lungo, oltre 3500 km, che arriva con un ritardo da 3 a 4 ore, la compagnia può pagare la metà. Potete chiedere l’importo nella vostra valuta (Corte di giustizia dell’UE, C-356/19 Delfly); le regole non fissano il tasso di cambio. Al cambio della Banca centrale europea del 12 ottobre 2026, 250 euro valgono circa CHF 233 o £211, 400 euro circa CHF 372 o £338 e 600 euro circa CHF 559 o £507.

Quando la compagnia deve pagare

Quali voli sono coperti

• Ogni volo in partenza dall’UE, dalla Norvegia, dall’Islanda o dalla Svizzera, con qualsiasi compagnia.
• I voli da fuori verso l’UE, la Norvegia, l’Islanda o la Svizzera, se la compagnia ha sede lì. Un volo New York-Zurigo con SWISS è coperto, lo stesso volo con una compagnia statunitense no.
• Vi serve una prenotazione confermata e dovete presentarvi al check-in in tempo: all’orario fissato dalla compagnia, o 45 minuti prima della partenza se non ne ha fissato nessuno.
• Reclamate presso la compagnia che ha operato il volo, anche se avete comprato il biglietto da un’altra compagnia o da un’agenzia di viaggi.

Ritardi

• 3 ore di ritardo o più alla destinazione finale danno diritto alla stessa somma di una cancellazione (Corte di giustizia dell’UE, Sturgeon, C-402/07, e Nelson, C-581/10).
• L’arrivo è il momento in cui si apre la prima porta e potete scendere, non l’atterraggio (C-452/13 Germanwings). Pochi minuti possono fare la differenza: annotate l’ora.
• Da 5 ore di ritardo alla partenza potete anche rinunciare al viaggio e farvi rimborsare entro 7 giorni.

Cancellazioni

• Vi spetta la compensazione, a meno che la compagnia vi abbia avvisati 14 giorni o più prima della partenza o vi abbia offerto un altro volo vicino ai vostri orari: avvisati da 7 a 13 giorni prima, un volo che parte al massimo 2 ore prima e arriva meno di 4 ore dopo; avvisati meno di 7 giorni prima, al massimo 1 ora prima e meno di 2 ore dopo.
• Spetta alla compagnia dimostrare quando vi ha avvisati.
• Un volo anticipato di oltre un’ora conta come cancellato (C-146/20 e altre).
• Scegliete sempre voi: il rimborso completo entro 7 giorni o un altro volo verso la vostra destinazione.

Negato imbarco

• Se avevate una prenotazione confermata, eravate in orario al check-in e al gate e vi è stato negato l’imbarco contro la vostra volontà, di solito per overbooking, la compagnia paga subito e vi offre un rimborso o un altro volo.
• No, se avete ceduto il posto in cambio di una contropartita concordata, o se il motivo era la salute, la sicurezza o la mancanza dei documenti di viaggio.

Coincidenze perse

• Con un’unica prenotazione conta solo il ritardo alla destinazione finale, ovunque sia iniziato (C-11/11 Folkerts), anche se il volo in ritardo era fuori dall’Europa (C-537/17 Wegener).
• Se avete perso il volo successivo per le lunghe code ai controlli di sicurezza o perché siete arrivati tardi al gate, la compagnia non deve alcuna compensazione.
• I biglietti separati si valutano volo per volo: perdere il successivo è un vostro rischio.

Pasti, bevande e albergo

Durante l’attesa la compagnia deve darvi pasti e bevande, due telefonate o e-mail e un albergo con il trasferimento se dovete passare la notte. Il diritto scatta dopo 2 ore di ritardo per i voli fino a 1500 km, dopo 3 ore fino a 3500 km e dopo 4 ore per i voli più lunghi. Vale anche quando la causa è eccezionale, come la cenere vulcanica del 2010 (C-12/11 McDonagh). Se la compagnia non vi ha dato nulla, comprate ciò che è ragionevole, conservate le ricevute e chiedete il rimborso.

Denaro, non buoni

Compensazioni e rimborsi si pagano in denaro: con bonifico, in contanti o con assegno. Buoni solo se siete d’accordo per iscritto. Se la compagnia offre un buono, potete rifiutarlo.

Circostanze eccezionali: quali scuse valgono

La compagnia non deve pagare se la causa era una circostanza eccezionale: un evento estraneo alla sua normale attività e fuori dal suo controllo, che non avrebbe potuto evitare nemmeno adottando tutte le misure ragionevoli (C-549/07 Wallentin-Hermann). Spetta alla compagnia dimostrarlo. Pasti, bevande e albergo restano dovuti. Ecco come vengono trattati i motivi più comuni:

Fonti: gli orientamenti interpretativi della Commissione europea del 2024 e la sua sintesi delle sentenze della Corte di giustizia dell’UE. Sul guasto del controllo del traffico aereo britannico NATS dell’8 settembre 2026, l’autorità britannica dell’aviazione civile ha detto che era probabilmente eccezionale, ma che pasti, bevande e alberghi restavano dovuti.

Come reclamare, passo per passo e gratis

1. Verificate il vostro caso con il calcolatore qui sopra. Annotate il numero di volo, il codice di prenotazione e gli orari.
2. Conservate le prove: conferma di prenotazione, carta d’imbarco, messaggi della compagnia, una foto del tabellone delle partenze, ricevute.
3. Scrivete alla compagnia che ha operato il volo, con il suo modulo (elenco qui sotto) o per e-mail. Incollate la lettera del calcolatore e chiedete denaro, non buoni.
4. Aspettate la risposta. La maggior parte delle compagnie risponde entro 6-8 settimane. Segnatevi un promemoria nel calendario.
5. Se la risposta è no, o non arriva, rivolgetevi all’organismo di conciliazione gratuito o all’organismo nazionale responsabile del paese di partenza (tabella qui sotto). Per un caso transfrontaliero, il Centro europeo consumatori del vostro paese vi aiuta gratis.
6. Ultimo passo, il tribunale. Le procedure per le controversie di modesta entità costano poco e non richiedono un avvocato. Attenzione ai termini.

Dove reclamare, compagnia per compagnia

Link ai moduli di 48 compagnie, verificati il 12 ottobre 2026. Reclamate presso la compagnia che ha operato il volo: nella prenotazione compare come «operated by» o «operato da».

Se la compagnia dice no: aiuto gratuito in ogni paese

Rivolgetevi agli organismi del paese di partenza. Per un volo da fuori verso l’Europa, a quelli del paese in cui siete atterrati. Gli organismi di conciliazione possono proporre o decidere un pagamento; la maggior parte degli organismi nazionali responsabili si limita a sanzionare le compagnie e non decide i singoli casi.

I Centri europei consumatori (uno in ogni paese dell’UE, in Islanda e in Norvegia) aiutano gratis nei casi contro una compagnia di un altro paese. Nel Regno Unito fa lo stesso lo UK International Consumer Centre. La Svizzera non fa parte di questa rete.

In tribunale

• Procedimento europeo per le controversie di modesta entità: per un reclamo contro una compagnia di un altro paese UE, fino a 5000 euro. Un modulo standard, nessun avvocato necessario, e la sentenza è esecutiva in tutta l’UE. e-justice.europa.eu
• Dove: possono decidere i tribunali dell’aeroporto di partenza o di arrivo.
• Germania: un servizio giudiziario federale online per i diritti dei passeggeri aerei, con la vostra eID: service.justiz.de/fluggastrechte (in tedesco). Le spese di giudizio anticipate vi vengono rimborsate se vincete.
• Inghilterra e Galles: Money Claim Online, spese di giustizia di £35 fino a £300, £50 fino a £500 e £70 fino a £1000 (gov.uk, tariffe di ottobre 2026).
• Svizzera: prima un’istanza di conciliazione. Fino a CHF 2000 l’autorità di conciliazione può decidere da sola, se lo chiedete, e ogni singolo reclamo resta sotto questa soglia.

Quanto tempo avete per reclamare

Le regole UE non fissano un termine proprio: è il diritto di ogni paese a decidere quanto tempo avete per agire in giudizio (C-139/11 Cuadrench More). Il termine di due anni della Convenzione di Montreal non si applica. Dove le nostre fonti divergono, il calcolatore usa il termine più breve. Reclamate comunque presto: le prove sono più fresche e il denaro arriva prima.

Alcuni organismi hanno termini propri: l’UFAC di solito non accetta casi più vecchi di un anno, l’AESA spagnola vuole il caso entro un anno dal vostro reclamo alla compagnia, il Difensore polacco entro un anno dal volo e ConciliaWeb in Italia entro un anno dal vostro reclamo.

Svizzera: cosa cambia

La Svizzera applica le regole UE tramite il suo accordo sul trasporto aereo con l’UE. I voli in partenza da Zurigo, Ginevra, Berna o Lugano sono coperti con qualsiasi compagnia, e quelli verso la Svizzera se la compagnia è svizzera o dell’UE. Cancellazioni e overbooking sono compensati come nell’UE.

I ritardi sono la questione aperta. L’Ufficio federale dell’aviazione civile (UFAC) sostiene che il regolamento non preveda compensazioni per i ritardi: la sentenza Sturgeon della Corte di giustizia dell’UE, del 2009, è successiva all’accordo, e i tribunali svizzeri non sono vincolati da essa. Il tribunale distrettuale competente per l’aeroporto di Zurigo ha negato una compensazione per ritardo nel 2016, e ancora nel 2026 le associazioni svizzere dei consumatori la ritenevano poco probabile. Due modi per aggirare il problema: se il volo in ritardo è atterrato in un paese UE o è partito da lì, reclamate là, dove i tribunali applicano la regola delle 3 ore. E i voli dall’EuroAirport Basilea-Mulhouse-Friburgo partono da suolo francese.

L’UFAC accetta gratis i reclami tramite il suo modulo online, dopo che avete scritto alla compagnia e aspettato sei settimane, ma non può obbligare la compagnia a pagarvi. Per il denaro rivolgetevi al tribunale civile: prima un’istanza di conciliazione, che costa da circa CHF 65 a 100. Fino a CHF 2000 l’autorità di conciliazione può decidere da sola, se lo chiedete.

Le regole britanniche dopo la Brexit

Dal 2021 il Regno Unito ha una propria copia delle regole, spesso chiamata UK261, con importi fissi di £220, £350 e £520. Copre i voli in partenza dal Regno Unito con qualsiasi compagnia, i voli verso il Regno Unito con compagnie britanniche o dell’UE e i voli verso l’UE con compagnie britanniche. Un volo dall’UE al Regno Unito con una compagnia britannica o dell’UE è coperto da entrambe le regole, ma venite pagati una volta sola.

In Inghilterra, Galles e Irlanda del Nord avete 6 anni per agire in giudizio, in Scozia 5. Se la compagnia dice no o non ha risposto dopo 8 settimane, rivolgetevi al suo organismo di conciliazione: gratis e vincolante per la compagnia se accettate la decisione. British Airways, BA CityFlyer, Cathay Pacific e SAS aderiscono a CEDR; easyJet, Ryanair, Wizz Air, Virgin Atlantic, TUI Airways, Air France, KLM, TAP, Turkish Airlines e altre ad AviationADR (elenco della Civil Aviation Authority, ottobre 2026). CEDR accetta qualsiasi volo delle compagnie aderenti da o verso il Regno Unito: anche un volo British Airways da Zurigo a Londra può andare lì. Le compagnie che non aderiscono a nessuno dei due sono seguite dal servizio reclami della Civil Aviation Authority.

Le nuove regole UE dal 23 ottobre 2027

L’UE ha cambiato le regole. Il regolamento (UE) 2026/2202 è stato pubblicato il 2 ottobre 2026, entra in vigore il 22 ottobre 2026 e si applica dal 23 ottobre 2027. Fino ad allora valgono le regole attuali, e il calcolatore passa a quelle nuove per i voli da quella data.

• Cosa resta: denaro da 3 ore di ritardo alla destinazione finale, e 250, 400 e 600 euro.
• Un termine: dovete reclamare presso la compagnia entro 9 mesi dal volo.
• Risposte più rapide: la compagnia deve confermare subito il reclamo e pagare o motivare il rifiuto entro 30 giorni, indicando l’eventuale circostanza eccezionale. Entro 96 ore dal viaggio deve dirvi come reclamare.
• Bonifico bancario, salvo accordi diversi. Buoni solo con il vostro consenso esplicito.
• Un elenco delle scuse: le circostanze eccezionali vengono definite per la prima volta, con un elenco non esaustivo in un allegato. La compagnia deve comunque dimostrare il nesso con il vostro volo.
• Riduzioni: sui voli lunghi, la fascia da 600 euro, la compagnia può pagare la metà se arrivate con al massimo 4 ore di ritardo. Un nuovo volo che parte molto prima può comportare una riduzione del 50 o del 25 per cento.
• Coincidenze perse: la compagnia del primo volo deve riproteggervi e assistervi.
• Nessun nuovo volo entro 3 ore? Potete prenotare da soli e farvi rimborsare fino al 400 per cento del prezzo del biglietto.

Non è ancora deciso quando Svizzera, Norvegia e Islanda adotteranno le nuove regole. Mantengono quelle attuali finché i loro accordi con l’UE non cambiano.

Società di rimborsi o reclamo fai da te?

Le società come AirHelp reclamano il denaro per voi e ne trattengono una parte. AirHelp trattiene il 35 per cento IVA inclusa, più il 15 per cento se si va in tribunale, quindi il 50 per cento in tutto (listino di agosto 2026). Skycop trattiene dal 44 al 50 per cento, Compensair il 35 per cento più il 10 per cento in caso di causa. Su 600 euro sono da 210 a 300 euro. Per alcuni ne vale la pena. Ma ogni loro passo è aperto anche a voi, gratis: la lettera qui sopra, il modulo della compagnia, gli organismi di conciliazione e i tribunali per le controversie di modesta entità.

Risposte rapide

Mi spetta denaro per 2 ore di ritardo?

No. La compensazione parte da 3 ore di ritardo alla destinazione finale. Dopo 2 ore su un volo breve ricevete pasti e bevande.

Vale anche per i voli da Zurigo, Ginevra o Lugano?

Sì. La Svizzera applica le regole UE, normalmente per cancellazioni e overbooking. Solo sui ritardi i tribunali svizzeri sono divisi, vedete la parte sulla Svizzera.

Il prezzo del biglietto conta?

No. Un biglietto da 30 euro dà diritto agli stessi 250, 400 o 600 euro di un posto in business class sulla stessa tratta.

La compagnia mi offre un buono. Devo accettarlo?

No. Potete chiedere denaro. Buoni solo se siete d’accordo per iscritto.

Devo reclamare presso l’agenzia di viaggi o la compagnia?

Presso la compagnia che ha operato il volo, quella indicata come «operated by».

Il mio volo risale ad anni fa. Posso ancora reclamare?

Spesso sì. Dipende dal paese: da 1 anno in Belgio, Bulgaria, Lettonia e Polonia a 10 anni in Lussemburgo e Svezia. Vedete i termini qui sopra.

I miei dati vengono salvati?

No. Il calcolatore funziona nel vostro browser. Nulla di ciò che scrivete viene inviato a noi o ad altri. I reclami salvati restano nel vostro browser, senza nomi né dati bancari.

Altri strumenti gratuiti

• Rimborso per treni in ritardo: quanto vi deve la compagnia ferroviaria quando il treno è in ritardo, dalla Svizzera al Regno Unito.
• Calcolatore dogana svizzera: cosa potete importare in Svizzera senza pagare, e quanto pagate oltre il limite di CHF 150.
• Misure bagaglio a mano: se la vostra borsa viaggia gratis sotto il sedile, con le misure di 17 compagnie.
• Biglietti da prenotare in anticipo (in inglese): quando vanno in vendita i biglietti per il Colosseo, il Cenacolo, l’Alhambra e altri 27 luoghi, e l’unico negozio ufficiale.
• Musei gratis (in inglese): quali musei sono gratuiti nelle vostre date, in 18 paesi.
• Regole d’ingresso (in inglese): ETIAS, EES, UK ETA, ESTA ed eTA canadese al prezzo ufficiale, e come riconoscere i siti falsi.
• Vignette e pedaggi (in inglese): vignette e pedaggi per un viaggio in auto, in 27 paesi.
• Dividere le spese di viaggio (in inglese): chi deve quanto a chi dopo un viaggio di gruppo, in 36 valute, con il minor numero di pagamenti.
• Mappa del Colosseo e del Foro Romano (in inglese): una mappa gratuita per il telefono, con percorsi, ingressi e orari.
• Mappa di Pompei (in inglese): una mappa gratuita per il telefono, con percorsi, ingressi, acqua e bagni.

Tutte le guide e gli strumenti gratuiti in italiano: Bologna.

Fonti

• Regolamento (CE) n. 261/2004 e regolamento (UE) 2026/2202, EUR-Lex
• Orientamenti interpretativi della Commissione europea, 2024 e la sua sintesi delle sentenze della Corte di giustizia dell’UE (in inglese)
• La tua Europa: diritti dei passeggeri aerei e l’elenco degli organismi nazionali responsabili tenuto dalla Commissione (27 agosto 2026)
• UK261 su legislation.gov.uk e la Civil Aviation Authority (in inglese)
• Domande e risposte dell’UFAC sui diritti dei passeggeri in Svizzera
• Le pagine di reclamo delle compagnie, gli organismi di conciliazione e i tribunali citati qui sopra, e i cambi della Banca centrale europea del 12 ottobre 2026
• Aeroporti: OurAirports (pubblico dominio) e nomi delle città da OpenFlights con licenza Open Database License; il nostro elenco di aeroporti è disponibile con la stessa licenza.

Informazioni generali sui diritti dei passeggeri, non consulenza legale. Non siamo uno studio legale e non gestiamo reclami. Regole, organismi e link delle compagnie verificati il 12 ottobre 2026.

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